J’ai plus de 100’000 mails (entre les envoyés et les reçus) à gérer.
Remarquez, quand je dis "à gérer", je ne m’en occupe pas trop.
Je les tague souvent avec MailTags, décrit ici, je les transforme en tâche quand il le faut avec MailHub.
Le système antispam de Swissonline chez qui nous sommes basés est excellent, et il est en plus doublé par le non moins excellent SpamSieve que j’utilise depuis que je suis sur OSX et dont je ne me passerais pas.
Et, mis à part les pubs et les offres promotionnelles, je les garde tous, ces mails. Et ça en fait un paquet.
Je les garde tous parce que j’ai toujours peur de me rendre compte que j’en ai besoin, bien évidemment après les avoir supprimés.
Et finalement, ça ne mange pas trop de pain.
Un peu certes, mais pas trop.
Mais si je les garde, c’est pour pouvoir les retrouver.
Alors certes, Mail est excellent pour effectuer des recherches simples, et se trouve être très rapide.
Mais essayez de faire une recherche multicritères et là, vous ne rigolez plus.
Certes, on peut passer par une boîte aux lettres intelligente consacrée à la recherche, et dont on change à chaque fois les critères de recherche, mais ce n’est pas trop pratique.
Heureusement est arrivé InfoClick!
InfoClick, c’est quoi?
InfoClick est un programme signé Nisus, l’excellent éditeur de Nisus Writer, tout simple d’apparence, mais incroyablement puissant, qui vous permet de retrouver vos mails de manière incroyablement logique est rigoureuse.
Il s’agit d’un programme indépendant de Mail, même s’il communique avec lui.
Lors de son premier lancement, InfoClick crée un index de votre base Mail, ce qui chez moi a près un bon quart d’heure avec mes dizaines de milliers de messages entassés depuis 1999.
Soyons clairs; ce n’est que la première fois que le temps est long, tout lancement suivant update l’index, mais vous ne vous en rendez même pas compte.
La fenêtre principale en mode "normal"
La fenêtre principale affiche les champs habituels dans lesquels on peut imaginer faire une recherche dans un programme de mails.
Bon, d’accord, l’esthétique n’est pas la force première d’InfoClick, mais nous allons voir que l’efficacité est bien au rendez-vous.
Parce que rien que déjà là, les critères de recherche sont multiples.
Mais attendez, InfoClick a deux énormes atouts dans sa manche.
Le premier: les alternatives.
Lorsque je commence à taper, quel que soit le champ, je vois au fur et à mesure, dans une liste déroulante, toutes les possibilités qui me sont offertes: par exemple, lorsque je tape info@, je ne verrai que les adresses qui contiennent ces lettres, et plus je vais loin dans la frappe, plus je cible précisément dans la liste.
Si je clique sur la case "alternatives", je peux choisir plusieurs éléments de ma liste avant que cette dernière ne se ferme.
Le second: l’offre en permanence de ce qui est possible, pas du reste.
Je m’explique: si j’entre dans le champ "Contacts" comme premier élément une adresse, puis que je veux en entrer une autre qui existe dans ma base, mais qui n’est jamais liée à la première, le programme vous expliquera qu’il n’y a pas de cible possible.
Déjà là, c’est très pratique, et la liste des mails disponibles est actualisée en un centième de seconde (enfin, je n’ai pas calculé, mais c’est instantané).
Mais ce qui l’est bien plus, c’est que cette logique est reprise à tous les niveaux.
Lorsque je passe dans le champ "texte", je vais commencer à taper des mots. Je peux taper une phrase, mais celle-ci sera transformée au fur et à mesure de ma frappe en mots. Il ne faut pas vous inquiéter, tapez votre phrase, même si le fait de voir chaque mot devenir une entité bleue. Le seul problème que j’ai rencontré est celui de l’apostrophe. En effet, la plupart du temps, elle ne pose pas de problème, mais il arrive que l’apostrophe courbe soit utilisée dans un mail, alors que vous entrez l’apostrophe "normale" dans le champ de recherche, et là, comme l’apostrophe fait partie du nom qui la suit, il est impossible de trouver et même d’entrer ledit nom.
Et si je tape "anticonstitutionnellement" alors que je suis dans une recherche de contacts qui ne contient pas de mail avec ce mot, je vois très vite la figure suivante:
Mieux encore!
Si j’ai plusieurs messages voire beaucoup qui répondent encore aux critères déjà entrés, je peux passer dans le champ "Date".
Ce dernier passe en foncé les années et les mois qui ont quelque chose qui correspond à mon attente.
C’est très pratique pour moi puisque lorsque j’écris des consignes à mes collègues, ces dernières se trouvent souvent déjà dans un mail qui date de l’année d’avant à la même période. Je vais certes les modifier, mais il m’importe de savoir ce que j’avais dit à l’époque.
Je vais donc trouver instantanément par un simple clic le ou les mois où il m’intéresse de trouver le courriel.
Bref, nous avançons dans une logique incroyablement simple, et efficace.
Par exemple, la case à cocher "Has attachment" est grisée si dans les mails déjà trouvés, vous n’avez aucun message qui a de pièce jointe.
Comme vous le constatez dans la figure précédente, vous pouvez encore préciser le type de courrier que vous recherchez.
Précisons encore un peu plus!
En cliquant sur la petite flèche à droite de chaque terme entré, on peut cibler la recherche sur un ou plusieurs critères "à l’intérieur" et spécifiques au terme.
Compliqué?
Regardez plutôt!
Cela dit, si vous préférez immédiatement aller au plus précis, vous pouvez choisir la présentation détaillée d’InfoClck.
Vous remarquerez qu’une possibilité supplémentaire vous est offerte: si vous savez que vous avez donné un URL dans le courriel, il vous suffit de cliquer dans le champ "URLs in text" et vous retrouverez tous les liens dans le corps de vos textes. L’air de rien, ça peut aider.
Que faire avec les mails trouvés?
Une fois que vous avez trouvé le ou les mails désirés, vous pouvez les lire dans l’interface d’InfoClick, bien sûr, mais également le ou les retrouver dans Mail très simplement en double-cliquant sur lui ou eux.
En effet, un double-clic sur un mail l’ouvre dans Mail.
Gérer ses mails avec Nisus
Accessoirement, Nisus vous permet de gérer vos mails à travers des notes.
Il m’a fallu un moment pour comprendre le but de ces notes, mais en fait, après lecture du manuel, très complet, mais en anglais, il est assez limpide.
Vous pouvez créer une note depuis InfoClick, ou depuis Nisus Writer (Pro ou Express) à travers un de ses services.
En fait, une note vous permettra de lier n’importe quel mail ou autre note en son sein.
Un simple glisser-déposer du mail depuis l’interface de Mail ou depuis la fenêtre des résultats d’InfoClick, et le tour est joué.
Vous pouvez également glisser dans une note un fichier de votre disque, un URL, voire même une note Evernote.
Une note Nisus peut devenir ainsi un centre nerveux pour gérer un projet.
D’ailleurs, une note aurait très bien pu être nommée "projet", ce qui aurait presque été plus clair.
En conclusion
InfoClick est un programme étonnant, hyper pratique et facile d’utilisation.
En deux semaines d’utilisation, il m’a déjà permis de retrouver des mails en quelques clics que j’aurais eu bien de la peine à retrouver dans Mail.
Son prix est tout petit: 15 $.
Un logiciel à ne manquer sous aucun prétexte.
, le 18.01.2013 à 09:36
Je l’utilise avec assiduité depuis un mois, maintenant – on trouve les mails les plus obscurs… Même si moi je ne «gère» que quelque 10’000 mails. Super programme, une vraie bonne surprise.
, le 18.01.2013 à 10:00
Je m’invite dans le sujet :)
Peut-on tirer-lâcher de mails trouvés de la fenêtre de résultats d’Infoclick (le nom est vraiment nase, entre nous…) vers un dossier de Mail.app?
Peut-on interfacer Infoclick avec Automator?
Merci pour le tuyau sinon :)
, le 18.01.2013 à 10:49
Je n’ai pas vu la possibilité d’appeler InfoClick à partir de Mail. Un moyen ?
, le 18.01.2013 à 11:30
Toujours très intéressant de connaitre ce type de logiciels pour gérer ses mails en local bien que, de mon côté, j’ai fais le saut depuis plusieurs années pour le mail dans le nuage!
Utilisateur de GMail, mes comptes sont en imap pour avoir un backup offline via Mail mais j’avoue que la plupart du temps j’utilise l’interface GMail de Google!
J’ai aussi des dizaines de milliers de mails et GMail me permet le tag et archivage automatique, la recherche instantanée et une fiabilité sur la disponibilité de la messagerie bien supérieure à la concurrence.
Bref, ce serait la solution idéale si l’on n’avait pas le sentiment de donner ses informations personnelles et privées au géant Google…
, le 18.01.2013 à 11:36
Justement… Mais à part le fait que j’oublie de taguer, que je ne sais plus, que… que… que…, je trouve en plus que InfoClick permet de trouver plus facilement des mails sur des critères même très diffus.
J’ai posé à Nisus la question de l’intégration DANS mail, n’ai pas encore de réponse. J’ai posé InfoClick dans le dock à côté de Mail, et je n’ai aucun problème, cela dit, c’est comme si j’appelais InfoClick depuis Mail.
Sur le site http://www.nisus.com, il y a un petit film qui montre comment trouver un mail dont on a oublié le détail.
, le 18.01.2013 à 15:17
Lecteur assidu depuis de nombreuses années, voici ma deuxième intervention. Jusqu’à il y a quelque temps, je rangeai tous mes mails dans de nombreuses boîtes aux lettres et sous-boîtes aux lettres en local. Suite à mon passage en IMAP et à la lecture de l’article sur MailTags j’ai testé ce logiciel que je trouve intéressant.
J’ai cru comprend que bon nombre d’entrevous, utilisateurs de MailTags ou d’autres logiciels ne classent pas où plus dans des boîtes aux lettres en local, mais peut-être uniquement avec des boîtes aux lettres intelligentes, et que vous laissez vos messages chez votre fournisseur.
ça, c’était pour ma situation et voilà mes questions:
– Avec le système MailTags et les boîtes aux lettres intelligentes, j’ai un gros problème de recherche où alors je n’ai pas compris. Quant je fais rechercher je ne peux que sélectionner un projet où un mots clés. Or j’utilise certains mots clés tels que MO, ingénieurs, institutions (etc) dans plusieurs projets (précision je suis architecte. Est-ce que InfoClick permets de rechercher dans les tagues de MailTags ? A ce sujet et en m’excusant par avance, l’article ne me semble pas très clair.
– Ma deuxième question est la suivante, en temps qu’architecte j’ai beaucoup de mails avec de grosses pièces jointes. Or mon fournisseur d’accès ne m’alloue que 1Go par compte mail (mais je peux avoir plusieurs dizaines de comptes ce qui ne m’intéresse pas 501Go = 150go????). Alors comment faites-vous? Avez-vous plus d’espace disponible où archivez-vous quand vous arrivez à la limite de votre compte IMAP.
Voilà merci pour vos réponses.
P.S.1 si je peux faire part d’un souhait après MaiTags, MailSteward et InfoClick j’aimerai bien avoir une synthèse P.S.2 grâce à cuk (ou à cause de cuk…), j’utilise tous les jours en plus de mes logiciels “professionnels”: 1Password, Evernote, Omnifocus et maintenant Rappels, Numento (que je n’aime pas…), Antidote…. Il faut suivre!
, le 18.01.2013 à 15:30
Il me semble avoir trouvé une limitation chez InfoClick: ce logiciel indexe mot par mot. C’est dire que si l’on signe F.Cuneo (sans espace, ce qui est évidemment incorrect) au lieu de F. Cuneo, InfoClick ne trouvera rien en lançant la recherche avec le mot Cuneo.
Si c’est bien exact, mais j’ai peut-être omis quelque chose, cela me semble bien limitatif, par rapport à un HoudahSpot qui va retrouver le mot Cuneo. Idem en ce qui concerne FoxTrot.
Quelqu’un a-t-il fait la même expérience ?
FMter
, le 22.01.2013 à 04:34
Très bon outil pour la recherche dans Mail. Peut-être même le meilleur. Néanmoins, je trouve un peu malheureux qu’il n’indique pas la boîte de courrier dans laquelle se trouve chacun des messages affichés dans le résultat de la recherche. Bien entendu, si je double-clique sur un message pour l’ouvrir dans Mail, je peux y répondre, le déplacer, le supprimer, etc. C’est l’objet d’infoClick et à ce chapitre, il est parfait. Mais ça m’agace tout de même de ne pas savoir où se trouve le fichu message. Il est toujours possible d’activer la commande Reveal in Finder (ne fonctionne pas chez moi, un bug peut-être…) ou de lui demander de copier le chemin du fichier. Dans un cas comme dans l’autre, c’est passer du point A au point B en faisant un détour par le point Z.
, le 22.01.2013 à 10:09
Je suis en train de le tester. J’ai des difficultés à construire le premier index avec environ 50 000 mails. Il mouline quelques heures puis se plante et je ne vois pas facilement où il place son index…
, le 22.01.2013 à 22:48
Je continue le test. Je suis parvenu à indexer quelques mails en sélectionnant la méthode par boite aux lettres et en ce moment je repasse la fonction sans le choix des boites. InfoClick s’est planté un nombre important de fois. C’est seulement avec des boites pas trop grosses qu’il ne plante pas. Dans 23 h et 7 minutes, sauf nouveau plantage, je pourrais commencer le test !
, le 25.01.2013 à 21:38
Encore un utilitaire qui a l’air super! Ça fait pas si longtemps que j’ai acheté Tembo qui fait un peu la même chose (mais pas seulement pour mail) suite à un article de François. Il semble que le poste achat d’application crève le plafond grâce ou à cause de François ;-)
Et grâce à François je suis maintenant avec MailHub et 2Do… Faut-il ajouter MailTag ?
, le 18.11.2013 à 11:54
Une alternative est d’utiliser FoxTrot Professionnal et de créer un index pour les mails. Cela fonctionne très bien !