Si si j’insiste: Toodledo/Todo et Evernote sont indispensables

J'ai déjà testé il n'y a pas très longtemps les deux logiciels dont je vais vous re(donc)parler aujourd'hui.

Je ne suis pas tellement le genre à insister. Une fois que j'ai dit ce que j'ai à dire, les gens font comme ils veulent, s'ils apprécient, tant mieux, s'ils n'aiment pas, tant pis. Raison pour laquelle à l'époque où le Mac allait mai ou même maintenant, je n'ai jamais fait du prosélytisme du type à forcer mes copains à choisir notre plateforme.

Mais là, ces deux logiciels sont tellement géniaux, qu'il faut que ça ressorte.

Je ne peux tout de même pas garder ça pour moi.

Commençons par le couple Toodledo et ToDo (dont je n'ai pas parlé en ce qui concerne ce dernier)

D'abord, Toodledo.

Toodledo: c'est tout simplement divin

Et merdouille, ça me fait deux têtes de chapitre de suite, ce n’est pas beau.

Toodledo est un service en ligne gratuit ou payant, selon vos désirs et vos besoins.

Ce service qui vise à gérer vos tâches où que vous soyez, c'est un système que j'ai utilisé pendant quelques semaines, l'été passé.

Je l'ai décrit complètement ici. Je vous laisse voir.

Et puis je l'ai laissé tomber pour le remplacer pas une autre gestion de tâche bien fichue: Omnifocus, elle totalement intégrée à votre Mac (et à votre iPhone). Cet Omnifocus, je l'ai testé ici en détail.

Un autre logiciel de gestion de tâches m'a titillé un temps: Things. Que finalement, je trouve inférieur à Omnifocus.

La grande différence: entre un Toodledo et un Omnifocus ou un Things: pour le premier, les données sont en lignes, donc disponibles depuis n'importe quel ordinateur ou iPhone, et pour les deux derniers, toutes les données sont sur le Mac, et, si vous avez un iPhone, peuvent être synchronisées avec lui.

Un concurrent à Toodledo au niveau des tâches: Remember The Milk. Avantage de ce dernier sur Toodledo? Le fait qu'il est en français (en partie seulement), et son nom que je trouve vraiment rigolo.

Pour le reste, je l'ai essayé en réel pendant quelque temps, je le trouve nettement moins pointu que Toodledo.

Qu'est-ce qui m'a fait revenir à Toodledo il y a quelques semaines?

Tout simplement que nous voulons, dans notre Municipalité, pouvoir collaborer via un service en ligne.

Et ça, seuls Remember The Milk (RTM) et Toodledo nous permettent de le faire.

Avec mon Omnifocus, j'avais l'air d'un con, ma mère… tout seul dans mon coin.

Donc bon, nous avons fait divers essais, avec mon Copain municipal Christophe, tant avec RTM qu'avec Toodledo, et nous avons penché pour ce dernier assez rapidement.

Au niveau partage, tout est possible avec Toodledo: on met en commun un dossier ou plusieurs, on voit celui que les autres collaborateurs ont bien voulu partager avec nous, plusieurs options d'accès sont disponibles (lecture seule jusqu'à attribution de tâches par quelqu'un d'autre, avec mention bien sûr de l'attributeur).

Et je dois dire que je suis bien content d'avoir fait ce choix, parce que, hors même le partage, j'ai redécouvert ce service sur tout ce qu'il nous offre.

D'abord, et c'est incroyable: l'accès à Toodledo est instantané.

Je n'ai JAMAIS vu un site web aussi rapide. Tu cliques sur le signet Toodledo dans Safari (ou tout autre navigateur): PAF, t'es devant tes tâches. Je ne comprends même pas comment cela est possible.

Ensuite, une chose importante qui m'a fait quitter Toodledo à l'époque: je transforme souvent un mail en tâche. Or jusqu'à début mars, il était possible d'envoyer à Toodledo un mail (en le redirigeant simplement à une adresse unique de Toodledo correspondant à mon compte) ce qui le transformait en tâche, mais les accents étaient catastrophiquement gérés.

Depuis début mars, le support des caractères accentués, quels qu'ils soient (merci UTF-8) est assuré, et alors le système de vient génial.

Une simple redirection d'un mail, avec en objet par exemple "Prendre le dossier de mise à l'enquête *Municipalité #30.03.2009" Va envoyer une tâche intitulée "Prendre le dossier de mise à l 'enquête", et va la placer directement dans le dossier Municipalité, avec échéance au 30 mars 2009.

Bien d'autres possibilités à ce niveau sont offertes.

Le contenu du mail est placé en "Note" de la tâche.

Mieux: si vous avez un compte Pro Plus, les fichiers liés le sont aussi, et sont uploadés dans une section "Fichiers", en tout temps accessibles.

J'aime aussi Toodledo pour sa gestion des tâches déjà effectuées: on peut tellement simplement savoir si l'on a déjà fait quelque chose, c'est génial! Parce que c'est bien joli, mais des fois, quand une tâche est effectuée et qu'elle disparaît de notre liste, on aimerait être sûr que la chose est faite.

Entièrement pensé selon la méthode Getting Things Done GTD® qui m'a véritablement changé la vie, puisque je dors trois fois mieux depuis que je l'ai mise en pratique, méthode dont j'ai parlé ici en détail à propos d'Omnifocus, Toodledo m'émeut par le fait que ses développeurs ont vraiment pensé à tout.

Vous pouvez par exemple piloter l'application par raccourcis claviers (comme dans RTM d'ailleurs).

Les listes, les affichages, les ordres de tri (que l'on peut bien entendu modifier), c'est vraiment incroyable: elles sont véritablement utiles.

De plus, tous les matins, Toodledo m'envoie un mail avec ma HotList. Et la Hotlist est paramétrable (on peut y placer les tâches de niveau X, avec échéance à X jours, selon votre choix).

Je précise que j'ai payé mon vin, j'avais simplement oublié hier soir de noter que je l'avais fait.
Vous remarquerez qu'il m'arrive d'avoir du vin en trop, ce qui peut en étonner certains… 

Rarement il m'a été donné de voir un système (en ligne qui plus est) aussi bien fichu que ce Toodledo.

Autre petit problème à l'époque qui n'a plus cours aujourd'hui: la "synchronisation" sur iPhone existait, mais il fallait être en ligne pour voir ses tâches. Soit à proximité d'un Wifi, soit via le GSM. Et là, ça pouvait tout de même prendre un peu de temps de voir sa liste de tâches, rechargée à chaque fois. Il ne s'agissait donc pas de vraie synchro.

Certes, une application qui en était à ses tout débuts, et je n'avais pas vraiment osé m'y lancer (ce d'autant plus qu'aucune version de démo n'était disponible). Je n'en reviens pas d'ailleurs après coup, de cette prudence!:-)

Or cette application a immensément évolué depuis le temps.

Je l'ai achetée: 11 francs suisses (quoi… 7 € j'imagine) et je n'aurais qu'un mot à son propos: magnifique.

ToDo, pour gérer vos tâches sur l'iPhone.

Comme je l'ai écrit plus haut, l'application gratuite Toodledo fonctionne parfaitement, mais exige d'être en ligne pour voir ses tâches.

Ce n'est pas le cas de ToDo, qui garde les tâches sur votre iPhone.

ToDo peut s'utiliser de trois manières:

• seule
• en synchronisation avec RTM
• en synchronisation avec Toodledo
• en synchronisation avec iCal (via AppigoSync, petit utilitaire gratuit de l'éditeur)

Il s'agit bien donc d'une application indépendante de Toodledo, ou de RTM, mais qui s'acoquine parfaitement avec ces deux services.

Que dire de Todo?

Pas grand-chose si ce n'est vanter son interface simple mais tellement efficace.

Je ne sais pas comment l'expliquer d'ailleurs: avec les autres applications de tâches sur l'iPhone, on est sans arrêt en train de passer d'un écran à l'autre.

Ici, tout est limpide.

Déjà, l'énoncé des tâches peut être multilignes. Je vous jure que ça change la vie de ne pas avoir besoin de cliquer sur l'énoncé pour voir ce qu'une tâche tronquée peut bien cacher.

Ensuite: le gros problème de la synchronisation de l'application Omnifocus pour iPhone avec celle pour Mac, c'est le temps qu'elle prend.

Ici, en six secondes, tout est synchronisé. C'est d'une facilité démoniaque.

Un petit bémol nonobstant: si le signal GSM est trop faible, la synchro échoue. Pour que tout se passe bien, il faut en fait du 3G ou du Wifi. Ce n'est pas trop grave, puisque justement les tâches sont sur l'iPhone. Pour information, j'ai cru comprendre que dès la mise en place du push chez Apple (OS 3.0), nos données seront en permanence synchronisées. Cela dit, il me semble que Toodledo devra s'adapter aussi… enfin pas sûr, je ne sais pas trop comment ils vont s'y prendre. Ce qui est certain, c'est que les responsables de Todo et de Toodledo discutent ensemble. Et ça c'est déjà beaucoup.

Les contextes sont présents, manquent les "Goals" de Toodledo, mais je suis persuadé qu'ils vont venir. Notez que ces derniers sont parfaitement conservés dans Toodledo après des synchronisations (il ne manquerait plus que ça qu'ils ne le soient pas!).

La présentation des données, l'enregistrement des tâches, le fait de pouvoir entrer une tâche rapide, tout cela amène une fluidité dans l'utilisation que j'ai peu connue sur l'iPhone jusque-là.

En fait, et c'est la meilleure preuve de l'efficacité du programme: jusqu'à ce que je me mette à travailler avec lui, j'étais tout rassuré d'avoir mes tâches sur l'iPhone en plus de l'avoir sur le Mac. Mais en fait, je me rendais compte que finalement, je ne regardais jamais mes tâches sur l'iPhone, et je n'en prenais jamais sur lui non plus.

Depuis que j'ai Todo, c'est bien simple, j'utilise plus souvent qu'à son tour l'iPhone pour le faire.

Et ça, c'est le meilleur signe d'une application réussie.

Et Evernote maintenant?

Evernote? Honnêtement, je ne vois pas mieux pour mes notes

Bôôôcoup plus court, ce que je vais écrire sur ce service de notes qui, en juste une année d'existence, a séduit 770'000 utilisateurs.

J'ai déjà décrit Evernote de fond en comble ici.

Sachez simplement que j'utilise personnellement ce service de notes en ligne pour noter tout ce qui me passe par la tête, et tout ce que je croise d'intéressant sur le Web, ou encore pour garder une trace de mes récépissés lorsque j'achète un truc en ligne. Il remplace depuis juillet 2008 tout ce que j'ai pu mettre en place auparavant avec d'autres logiciels, comme l'excellent DevonThink, que je ne regrette cependant pas, même en version beta 2 (que j'ai essayée, oui oui, bien sûr).

Je rappelle ici pour ceux qui ont l'index ramolli et qui ne veulent pas aller voir l'article dont je viens de vous parler qu'Evernote c'est:

• des notes en lignes, que l'on ne classe pas, qu'on tague (ce qui est tellement plus pratique puisqu'une note peut avoir plusieurs tags, alors que dans la classification par dossier, elle ne pourrait aller que dans l'un d'eux). Taguer une note se fait en quelques secondes, le programme se rappelant des mots-clé déjà existants, il vous les propose au fur et à mesure de la frappe;

• un client Mac qui vous présente toutes vos notes, même si vous êtes hors-ligne. Ce client a évolué régulièrement depuis mon test (intégration des tableaux, un peu frustes certes, des cases à cocher, des listes à puces ou numérotées, des séparateurs, et j'en passe);

Une des nouveautés du client Mac: le bouton de capture de page Web instantané.

• une reconnaissance de caractères en ligne: vous prenez un article de journal au bistrot en photo avec un iPhone, et vous pouvez, quelques secondes, après faire des recherches sur le contenu de l'article!
• la possibilité de voir ses notes depuis n'importe quel ordinateur via une page Web;

• un client iPhone très bien réalisé,

Ce client iPhone vient de passer cette semaine en version 2.

Il intègre désormais la possibilité de voir ses notes tant verticalement (comme avant) et horizontalement, pour la lecture ou la saisie.

Les favoris sont également mieux gérés (on peut les réorganiser) et cerise sur le gâteau: un lien cliqué sur une note ouvre la page Web dans un navigateur intégré (lecture en mode paysage possible, agrandissement automatique du cadre et tout et tout, inutile de passer par Safari même si c'est toujours possible).

Tout cela ajouté à des performances améliorées.

Depuis quelques versions, il pallie un manque important de la version testée sur Cuk: il permet de garder dans le téléphone un certain nombre de notes: vos favorites.

Ces favoris se déclarent par un simple clic sur une étoile, devant leur titre.

Attention: je le répète, le client Mac lui intègre TOUTES les notes sur votre propre machine.

Evernote est un service gratuit ou payant, selon vos besoins.

Le service Premium vous permet en effet d'uploader 500 Mb par mois (ce qui est largement suffisant, je vous assure) alors que la version gratuite ne vous en propose que 40, vous donne la priorité dans la reconnaissance de caractères, reconnaît plus de formats de fichier, et vous propose un meilleur cryptage (SSL).

Toutes les différences sont listées ici.

Niveau prix, la version "Premium" est facturée 45 $ par année, ou 5 $ par mois.

Précisons que les deux logiciels, pour iPhone et pour Mac, sont eux gratuits.

En fait, aussi bien Toodledo qu'Evernote nous offrent un service et des logiciels pour moins chers que bien des concurrents pour un logiciel uniquement, qu'il faudra certainement remettre à jour régulièrement contre monnaie sonnante et trébuchante.

Pas de mises à jour payantes donc dans Toodledo ou Evernote, tout comme aucune mise de départ.

De plus, je rappelle que ces deux services ne peuvent en aucune manière se permettre de perdre vos précieuses données! Ils effectuent donc une bien meilleure sauvegarde que vous ne pourrez jamais le faire vous-même.

En conclusion

Toodledo (et son compagnon iPhone "Todo") ainsi qu'Evernote sont simplement deux services dont je ne saurai plus me passer.

C'est aussi simple que ça.