Doodle ?

N’avez-vous jamais eu des problèmes pour trouver une date pour une soirée qui convienne à tous vos amis/collègues/etc ? Personnellement, c’était souvent un casse-tête. Telle personne peut telle date mais telle autre ne peut pas… Enfin, c’était à n’en plus finir. Et ne parlons même pas du temps où les e-mails n’existaient pas.

Bref, un ami a récemment écrit un mail à des copains (dont moi-même). Il nous écrivait en substance: “On se fait une soirée au mois de novembre? Voici un doodle.”.

Euh… un doodle? Alors j’ai cliqué sur le lien et voici a peu près ce que ça donnait.

Génial, non?

Voici un peu plus en détail comment créer son propre sondage pour fixer une date. La procédure est vraiment très simple et bien expliquée. Elle se décompose ainsi:

1. Il faut vous rendre sur la page d’accueil
2. Remplissez les champs demandés (Titre du sondage, votre nom et éventuellement votre adresse e-mail)
3. Vous pouvez trouver votre nouveau sondage sur le lien qui vous est fourni
4. Choisissez les dates qui doivent être sondées et indiquez également les heures si nécessaires
5. En vous rendant sur ce lien, vous pouvez saisir votre nom et les dates qui vous conviennent en cochant les cases en question.

Vous l’aurez sans doute remarqué, aucun login/mot de passe n’est nécessaire. En théorie n’importe quelle personne (même non désirable) peut indiquer ses dates pour votre sondage. Cependant, pour cela, il lui faut connaître le lien… donc c’est peu probable.

Un point très pratique est que le système nous indique quelle date est la plus favorable. Si plusieurs dates sont possibles, il indique la première dans le temps.

Si vous désirez modifier vos disponibilités, il faut cliquer sur le bouton supprimer et choisir la ligne que l’on désire effacer. Vous devez ensuite saisir à nouveau vos disponibilités (j’admets, ce point n’est pas très rapide si on a beaucoup de dates au choix).

Enfin, l’interface est disponible en 5 langues: français, anglais, italien, allemand et… ROMANCHE!

Invitation au rendez-vous

Bon, c’est déjà un bon point. Une date a pu être fixée sans mal. Comment faire pour signaler la date de rendez-vous et recevoir une dernière confirmation des participants à la réunion ? Malheureusement, Doodle n’offre pas de solution intégrée mais vous allez voir que vous avez tous les instruments nécessaires sous la main!

Les lecteurs travaillant sous PC connaissent certainement les invitations qui peuvent être envoyées par mail dans Outlook à partir du calendrier. Le même système existe sous Mac. Voici la marche à suivre:

1. Ouvrez iCal et saisissez le rendez-vous que vous désirez fixer
2. Dans le tiroir latéral, vous pouvez voir le détail du rendez-vous
3. Dans le champs Invités, insérez soit directement l’adresse e-mail, soit saisissez un nom. Le nom et le mail de la personne doivent se trouver dans le carnet d’adresse. Ainsi, l’adresse e-mail sera automatiquement sélectionnée
4. Vous pouvez saisir une note au bas du tiroir latéral
5. Cliquez sur Envoyer
6. Mail est automatiquement ouvert et l’envoi de l’e-mail est également automatique

Votre invité recevra un mail lui indiquant ceci:

X vous a invité à un événement iCal : Nouveau rd-vs Cuk, programmé pour le 1 novembre 2006, à 21:00 (Europe/Zurich). Pour accepter ou refuser cette invitation, cliquez sur le lien ci-dessous.

Voici la marche à suivre pour accepter ou refuser le rendez-vous:

1. Téléchargez le fichier joint au mail
2. Ouvrez-le avec iCal si ce n’est pas fait automatiquement
3. Cliquez sur le rendez-vous fraîchement inséré
4. Dans le tiroir latéral, sélectionnez le champ Mon état et choisissez Accepter, Refuser ou Incertain si vous ne savez pas si vous pouvez vous rendre au rendez-vous

   

5. Cliquez finalement sur Envoyer
6. Comme précédemment, Mail est automatiquement ouvert et le mail envoyé

Les événements créés et qui doivent être téléchargés depuis les mails reçus sont de type .ics. A priori, tous les calendriers compatibles avec ce format peuvent recevoir ce type d’invitation. Je compte sur les utilisateurs PC ainsi que ceux qui utilisent Thunderbird ou Entourage de confirmer dans les commentaires qu’il est bien possible d’utiliser cette fonctionnalité.

Maintenant, plus moyen de rechigner à organiser une soirée!