Je ne sais pas si vous êtes comme moi, mais j’ai horreur de traîner des centaines de mails dans la fenêtre de ma boîte aux lettres.Bien sûr, ils ne dérangent pas, mais cela me flanque le bourdon de voir afficher "2 386 message (s)". De plus, comme j’ai plusieurs adresses, je ne sais jamais laquelle Machin a utilisée.

Donc, me dis-je, je vais me débarrasser de tout cela. Le problème, c'est qu'il y a des messages que je dois impérativement garder, d'autres qui présentent un intérêt "historique", d'autres encore par sentimentalisme. Alors, faire le tri et supprimer tout le reste ... pfff!

L’idée m’est donc venue de trouver un moyen de transférer tout cela dans un dossier du genre "Archives", mais avec la possibilité de les retrouver facilement. Un petit appel du pied sur le forum n’ayant donné que des réponses pas très convaincantes, je me suis baladé sur MacUpdate et VersionTracker en recherchant "Mail Archive". Il faut dire que la moisson n’a pas été très riche : 3 sur VersionTracker et 10 sur MacUpdate.

A la lecture des divers descriptifs, je me suis décidé à télécharger celui qui me paraissait le mieux convenir à mes besoins : MailSteward. Pourquoi celui-là plutôt qu'un autre :

• version 7.5.2, donc a déjà subi pas mal de mises à jour, donc de corrections de bugs;
• 871 Ko, alors que les autres tournent autour de 6 ou 7 Mo;
• dernière mise à jour : juillet 2006, donc vraisemblablement UB (cela a été confirmé par la suite);
• a été conçu spécialement pour OS X et Mail - accepte cependant aussi l'archivage d'Entourage et Eudora moyennant de petites manipulations supplémentaires.

Et bien m'en a pris. Il fait exactement ce que je veux, très rapidement et très facilement. Et si vous avez les mêmes blocages que moi avec vos x milliers de mails, suivez-moi dans ce petit test. Une précision : comme vous le constaterez, MailSteward est uniquement en anglais.

Téléchargement, ouverture du .dmg, transfert dans les applications : de la routine.

Au lancement, ouverture d'une petite fenêtre

1e étape : Commençons par le commencement : les Préférences.

La fenêtre qui s'ouvre est très explicite. Par défaut, MailSteward vous propose de créer "mymaildb" sur le bureau. Si cela ne vous convient pas, un petit clic sur "New" et vous pouvez choisir le nom et l'endroit où vous voulez que votre archive soit stockée.

MailSteward vous montre tous les comptes qu'il a relevés dans Mail et vous invite à choisir ceux que vous désirez archiver. Si vous optez pour cette option, ne seront archivés que les messages se trouvant dans les boîtes "Reçus" et "Envoyés", sauf si vous cochez une des deux dernières cases "Inclure les Corbeilles et Courriers indésirables" ou "Toutes les boîtes". Vous pouvez aussi choisir de sélectionner non des Comptes, mais des Boîtes aux lettres spécifiques. Vous avez donc la possibilité

• d'archiver tous vos comptes dans un seul fichier;
• de créer des archives séparées pour des comptes ou des boîtes aux lettres spécifiques en exécutant plusieurs fois le programme en modifiant chaque fois vos préférences;
• d'archiver successivement vos différentes boîtes dans le même fichier, mais en spécifiant chaque fois des dates différentes pour chacune de ces boîtes (voir ci-dessous);
• de créer des archives différentes et ensuite de les fusionner dans une seule base avec la fonction "Merge Databases".

Enfin, les différentes cases à cocher vous permettent de choisir si vous voulez inclure les pièces jointes, ainsi que les textes HTML et rtf ou encore une copie "brute" des mails (avec toutes les informations qui ne sont généralement pas affichées).

2e étape : Créer l'archive

Cela se passe évidemment en cliquant sur Store Email.

On vous propose de définir les dates des courriers que vous voulez archiver. Lors du premier archivage, toutes les rubriques sont mises sur "All". Ensuite, la date du début proposée est celle du dernier courrier précédemment archivé. Toutes ces dates peuvent évidemment être modifiées à votre guise. D'autant que si MailSteward trouve des courriers qui ont déjà été archivés, ils les sautent : pas de doublons dans les archives, mais cela prend du temps et ralentit le processus.

Et vogue la galère! Petite précision : la version démo est complètement opérationnelle, mais ne peut traiter que 3'000 courriers. Si vous en avez plus, elle s'arrêtera à 3'000. Si vous faites deux fois l'opération dans la même archive et que cette archive dépasse 3'000 fiches, il n'affichera que les 3'000 premiers trouvés. Si vous voulez aller au-delà, il vous faudra acheter une licence : 49.99 $. Par contre, rien ne vous empêche de créer plusieurs fichiers si vous ne dépassez pas la limite imposée pour chacun.

Pendant le travail, une petite fenêtre s'affiche vous montrant où il en est (pas la petite barre bleue classique, mais le nom du compte/boîte en cours de traitement et le nombre de courriers archivés, par tranches de 10). Je me suis arrangé évidemment pour être juste à la limite de ces 3'000 courriers (2'917 exactement - qui comportaient pas mal de pièces jointes, dont des photos de plusieurs Mo). Temps mis pour l'archivage : environ 3 minutes sur un iMac G4 800 Mhz. Pas mal !

A la fin de l'archivage, le fichier s'ouvre automatiquement. Pour le rappeler, plus tard, il vous suffira, comme d'habitude, de cliquer deux fois sur son icône ou, si vous ne savez plus où il est, d'utiliser la fonction "Browse Database". Temps mis pour l'affichage de mon archive : 3 secondes.

Comme dans Mail, vous pouvez évidemment lister vos courriers en les triant selon les rubriques (tri ascendant ou descendant)

Lorsque vous sélectionnez un courrier dans la fenêtre principale, il s'affiche instantanément dessous. La barre d'outils vous permet différentes actions, soit sur la liste des courriers, soit sur un ou plusieurs courriers sélectionnés. La commande Save vous permet de sauver votre sélection dans un fichier format "texte" (vous pouvez agrandir l'image en cliquant dessus).

Deux des commandes de droite me paraissent intéressantes :

• Reply tout d'abord, vous permet de répondre à un courrier archivé que vous auriez oublié. La fenêtre Mail s'ouvre automatiquement et l'adresse de votre correspondant y est insérée.
• Tag vous permet d'inscrire vos propres pointeurs sur un ou une sélection de courriers.

A signaler que si vous utilisez déjà MailTags avec vos boîtes aux lettres, les pointeurs ont également été archivés et convertis en pointeurs MailSteward.

3e étape : Utilisation de l'archive

C'est vrai, c'est bien beau d'avoir une archive, encore faut-il pouvoir s'y retrouver facilement. D'autant que les courriers archivés ne semblent pas être lus par Spotlight, mais je ne veux pas jurer qu'il n'y a pas moyen de le faire : je ne connais pas bien les possibilités de Spotlight, ne l'utilisant que pour des recherches "basiques" sur ma machine. Alors voyons ce que nous propose MailSteward en cliquant sur Search Database.

[MàJ] C'est faux ! Les courriers archivés sont bien pris en compte par Spotlight qui les affiche dans la rubrique "Courriers électroniques" et ils peuvent être lus comme ceux qui sont toujours dans Mail ! Je n'avais simplement pas attendu que Spotlight ait fini son indexation. Mea culpa !

Alors là, je crois que vous avez tout sous la main pour paramétrer votre recherche et retrouver LE(S) courrier(s) qui vous intéresse(nt), y compris ceux qui mentionnent un texte bien précis dans le message ou dans le nom des pièces jointes. Et pour ceux à qui cela ne suffirait pas, ils peuvent modifier manuellement la commande SQL (la structure du fichier leur est donnée). Personnellement, je ne m'y risquerai pas, je ne connais rien à SQL!

Pour information : la recherche demandée sur l'image m'a permis de retrouver 7 courriers dans ma base de 2'917, instantanément !

Les courriers comportant une pièce jointe portent la mention "attachement" en lien tout en bas. Si vous cliquez sur le lien, on vous demandera si vous voulez "sauver" ou "afficher" la pièce en question, en utilisant le programme que votre système a prévu pour le type de document concerné (.doc avec Word, .xls avec Excel, .jpeg avec Photoshop, etc.).

Autres fonctions

MailSteward propose encore quelques autres fonctions qui peuvent être bien utiles :

Je passe sur ce que nous avons déjà vu.

• Compact Database : bien utile lorsque pour une raison quelconque vous supprimez des fiches dans votre archive. La suppression d'une fiche crée un "trou" dans la numérotation des fiches et chacun sait que les bases de données, quelles qu'elles soient, n'aiment pas les trous ! Cette fonction permet donc de les boucher et de renuméroter les fiches.

• Convert Database to New Format : inutile si vous n'utilisez pas une version antérieure de MailSteward.

• Database Statistics Report : amusante : vous donne un rapport "texte" du nombre de courriers archivés par année, ainsi que le classement des Top 20 expéditeurs et receveurs.

• Backup Database et Restore Database : font ce qu'elles disent : un backup de votre archive et si vous voulez le reprendre , vous le restaurez !

Conclusion

Je crois avoir fait le tour des principales fonctionnalités de MailSteward. Sa conception, sa facilité d'utilisation, sa rapidité m'ont convaincu et je n'ai guère hésité à me procurer la licence. Je pense d'ailleurs que des entreprises pourraient aussi tirer parti de ses possibilités : imaginez que plusieurs collaborateurs travaillent sur un projet et qu'ils sont en contact avec plusieurs collaborateurs du client. Si tous les mails reçus par chacun se retrouvent dans une archive commune, plus de problème de transfert des informations. Mais, direz-vous à 50$ la licence, cela revient cher. Heureusement, MailStewart est proposé en licence de site pour 50 postes à 400 $, soit 8$ par poste.

Souhaits

Le développeur de ce logiciel invite ses clients à lui transmettre leurs souhaits pour encore l'améliorer. Je crois que je vais lui suggérer :

1. la possibilité de "stocker" différentes configurations des préférences de manière, par exemple, à archiver certaines boîtes à un moment et d'autres à un autre moment, sans avoir à redéfinir à chaque fois les préférences.
2. un script qui permettrait d'automatiser le rythme d'archivage : tous les mois, tel jour, à telle heure. En combinant si possible avec la demande n°1.
3. une commande du genre "Purge" qui élimine de Mail les courriers archivés dans la base sélectionnée.

Certains ajouteront peut-être une localisation en français, mais, honnêtement, une connaissance très très élémentaire de l'anglais est suffisante tant les fonctions sont explicites.