Avec DEVONthink, mettez de l’ordre dans vos idées

Je ne connais pas votre logique de fonctionnement, mais je suis certain qu'elle ne doit pas être très éloignée de la mienne.

Vous travaillez sur 23 choses en même temps, et vous ne savez plus comment vous organiser pour ne pas oublier des choses à faire, vous ne retrouvez plus les documents si importants que vous aviez commencés hier, et vous avez votre Finder encombré de 342 fichiers complètement disparates, que vous n'avez pas le temps de classer.

Et puis, les petits mémos et les petits trucs de la vie, comment les mettre à un endroit qui va pouvoir être retrouvé dans trois mois? Avec quel logiciel les créer?

J'avais déjà trouvé une solution que j'ai testée ici: il s'agit de StickyBrain 2.

La multitude de ses fenêtres a fini par avoir raison de moi.

Une autre méthode intéressante? iOrganize, testé ici en version 4 et qui vient de sortir en version 5, que je vais sans doute tester un de ces jours.

Et puis, il y a DEVONthink 1.7.2 que je me propose de vous faire découvrir maintenant.

DEVONthink, c'est quoi?

DEVONthink est un logiciel qui a pour but de réunir et d'organiser justement toutes ces informations disparates que vous ne savez jamais où placer sur votre bureau.

Je prends mon exemple, excusez-moi, mais c'est encore le plus simple pour ma petite personne. Si en plus il faut que je pense à la place des autres...

Alors voilà. Lorsque je suis à l'école, je dois gérer les élèves de notre établissement avec un logiciel dénommé Lagapes, dont je tairai par précaution au cas où je serai lu par des supérieurs hiérarchiques vaudois ce que je pense ici.

À tout moment, il faut bricoler et se créer des petites méthodes pour arriver à nos fins. Très bien, mais je n'aime pas trop réfléchir deux fois au même problème. Que faire? Se créer une collection de post-it que l'on ne retrouvera jamais? Se monter une base FileMaker sur le sujet (du moment qu'on est dedans hein, ben oui quoi, Lagapes est une application FileMaker...)? Taper des documents Word différents pour chaque méthode?

Que nenni!

Lorsqu'il me vient à l'esprit une idée lumineuse (c'est pas souvent peut-être d'accord, mais là n'est pas le problème), j'appelle DEVONthink à la rescousse. Dès lors, une et une seule fenêtre s'affiche sur mon écran avec, par défaut:

• dans sa partie supérieure, la traditionnelle barre d'outils permettant
  • de créer de nouveaux documents à l'intérieur même de DEVONthink
  • d'ouvrir un fichier sélectionné
  • de grouper des données d'un seul clic dans un dossier
  • de les effacer
  • de rechercher des documents
  • d'appeler un logiciel frère nommé DEVONagent
  • de trouver ou d'écrire des informations sur le document actif
  • en dessous, à gauche, la liste des groupes, ou si vous préférez des dossiers qui constituent la base: comme dans le Finder, nous pouvons développer ou réduire les dossiers, et créer une véritable arborescence de cette dernière.

    Il est évident que vous travaillez comme vous voulez, mais en ce qui me concerne, j'ai créé trois groupes généraux (École, Revolution (pour ma programmation) et Cuk.ch, Famille et A faire d'urgence)

    Ensuite, chacun de ces groupes est constitué de sous-groupes, eux-mêmes pouvant contenir des sous-sous groupes.

    Tout cela est fort simple et rappelle, encore une fois, la hiérarchie du Finder, telle que nous la connaissons depuis des années. Pour aller plus loin dans cette métaphore, les vues par liste, colonnes ou icônes sont de la partie.

• dans la partie droite de la fenêtre, le document correspondant à la ligne sélectionnée dans la zone de gauche.

Un classement intelligent

DEVONthink est assez étonnant au niveau du classement de vos notes ou de vos documents.

Vous pouvez bien évidemment choisir dans l'application elle-même de prendre des notes en RTF ou texte pur. Là, vous classerez vos écrits immédiatement dans le bon dossier manuellement. Mais DEVONthink installe des services, qui permettent, dans toute application Cocoa les supportant, de sélectionner un texte et de le placer dans la base de notre programme. Ce texte sera placé au premier niveau de la hiérarchie. Il suffira alors de le sélectionner et de le glisser si désiré dans le dossier qui devra le recevoir.

Oui mais ce qui est plus originale, c'est qu'au bout de quelques jours d'utilisation, il sera possible de demander à DEVONthink de classer lui-même une sélection au bon endroit. Il le fera en comparant le contenu du fichier avec les documents qu'il a dans sa base.

Le résultat est assez bon, même si personnellement, je préfère choisir moi-même où je range mes documents.

Les formats reconnus

Au niveau du texte, les formats reconnus sont les différentes variantes de RTF et le texte pur. Il n'empêche que DEVONthink sait ouvrir dans son propre éditeur les fichiers PDF.

Si l'on cherche une chaîne de caractère contenue dans un fichier de ce type, le programme nous donne ce fichier comme résultat de la recherche, mais ne nous dit pas OÙ à l'intérieur du fichier, les données sont inscrites. C'est ennuyeux, mais grâce à la fonction "Open Externally", il est possible de lancer immédiatement Aperçu. Cette limitation vient du fait que lorsque l'on intègre un fichier PDF à la base de donnée, DEVONthink le transcrit en interne au format texte, ce qui lui permet d'effectuer des recherches, mais pas de nous montrer ensuite dans le dossier PDF lui-même où se trouve l'occurrence recherchée.

Autre solution dans ce cas demander: au programme de convertir et d'afficher le fichier au format texte dans la base (par défaut il ne l'affiche pas). Cela permettra de trouver cette fois les chaînes de caractères recherchées. mais on perdra toutes les images.et la mise en page.

Cela dit, j'estime personnellement que l'important est de savoir OÙ se situe une donnée. Une fois que je sais qu'elle est dans un document, j'utilise le lecteur approprié qui reste bien plus efficace, surtout dans ce cas depuis la sortie de Panther et de son merveilleux aperçu.

Au niveau des liens Internet, glisser un lien dans la base crée un signet sur lequel il suffira de double-cliquer pour lancer le navigateur désiré.

Les fichiers HTML fournis par GoLive ou DreamWeaver par exemple posent un petit problème d'apostrophe (mal converties). Les images sont en revanche parfaitement relues, les accents ne posent pas de problème, bon point donc, en particulier s'il faut chercher dans une documentation HTML une chaîne de caractères.

Au niveau images, DEVONthink reconnaît tous les formats reconnus par Cocoa, soit tous ceux que nous utilisons chaque jour, excepté bien entendu les formats natifs Raw des appareils numériques, ce qui est le cas de la plupart des catalogueurs. Si vous glissez un dossier contenant des images dans la zone des groupes (la zone listant les fichiers), la partie droite affiche les photos en miniature. Un double-clic affiche la photo en taille réelle ou dans un taux d'agrandissement correspondant à la grandeur la fenêtre, comme le font les autres catalogueurs.

Aucune donnée EXIF (précisant les circonstances et réglages de prises de vue provenant des appareils numériques) n'est prise en compte et aucune intervention sur l'images (comme des rotations de 90°) ne sont possibles. N'oublions pas que ce n'est pas là la vocation de DEVONthink! N'empêche, ces petits plus seraient bien agréables et rendraient ce programme vraiment incontournable.

Les formats non-reconnus

Un certain nombre de formats, et c'est bien normal, ne sont pas reconnus par DEVONthink. En ce cas, il suffit d'aller dans les préférences, et de demander dans l'onglet "Import" d'activer l'option "Create links to unknown file types". Chaque fois que vous glisserez un fichier dans la base (au format Word ou Excel par exemple), DEVONthink créera un lien vers ce dernier.

Il est à remarquer d'ailleurs que notre logiciel reconnaît et convertit automatiquement le format ".doc" en RTF dans la base pour autant que le service "Antiwordservice" soit installé, ce qui est assez normal lorsqu'on sait que DevonThechnologies est l'auteur de ce freeware qui justement permet d'ouvrir des documents Word à travers d'autres applications. Mais si, comme je l'ai dit, la conversion se fait automatiquement, il faut remarquer, et c'est regrettable mais on pouvait s'y attendre, que le lien avec le fichier original ne sera pas gardé. J'entends par là que si vous modifiez le fichier Word, les changements ne sont pas reportés dans la base DEVONthink. Ce n'est pas le passage proposé par Devon via une impression PDF puis import dans la base qui est d'un grand secours à ce niveau-là. Parce que le but n'est pas d'avoir tous les documents à double n'est-ce pas!

Attention, dans ce cas, la recherche dans le contenu du document ne pourra évidemment pas être effectuée.

Une recherche "intelligente"

Avoir une bonne base de donnée, c'est bien, encore faut-il pouvoir l'exploiter et trouver facilement ce que l'on cherche.

C'est le cas dans DEVONthink, qui est d'une rapidité époustouflante. Je précise que Devon a développé une technologie particulière de base de donnée, qui n'est pas fondée, si j'ai bien compris, sur un indexage, mais des algorithmes propres à l'application. Ainsi, la recherche ne prendra pas le double de temps si la base est deux fois plus grande. Il semblerait que ce soit presque le contraire, et que plus le nombre de documents est nombreux, mieux le programme est capable de travailler.

En tout cas, avec ma base qui date d'environ deux mois, je n'ai pas connu de ralentissement. Il est vrai qu'elle n'est pas encore énorme.

La recherche s'effectue soit via la barre d'outils, en choisissant dans le menu situé à sa gauche comment la lancer:

Vous constatez qu'il est possible de ne choisir que relativement peu de choses par ce menu. Il est donc préférable de passer par la commande "Search" (et non pas "Find") du menu "Tools".

Là, les options sont plus complètes: vous pouvez choisir où vous voulez chercher (dans quel dossier de premier niveau), de travailler en tenant compte ou non des majuscules, d'utiliser les traditionnels AND et OR pour savoir si vous voulez cibler plus ou moins la recherche.

Comme je l'ai écrit plus haut, cette recherche est instantanée, et le résultat apparaît sous forme d'une liste de documents de la base, avec un indice de qualité sous forme de barre plus ou moins colorée.

Un clic sur un élément de la liste affiche le document dans une zone de la fenêtre de la recherche, avec les chaînes de caractère de cette dernière en surbrillance. Un double-clic ouvre le document dans sa propre fenêtre, mais cette fois, sans cette surbrillance. Aucune importance puisqu'il suffit de taper "Commande-G" pour obtenir la première occurrence, et de refaire la manúuvre pour aller à la suivante (non valable avec le format PDF).

À mes débuts avec DEVONthink, j'étais perplexe parce que je ne trouvais pas grand-chose! Il faut savoir que si l'on veut chercher tous les document contenant la chaîne de caractères "valu", le programme ne trouvera "value" avec l'option "Fuzzy", mais ne trouvera pas "évaluation". Il faut choisir dans le groupe "OR, AND, PHRASE" la dernière des trois options (PHRASE) pour arriver à nos fins.

Mais j'ai remarqué une méthode qui me semble intéressante: je cherche "eleve" avec la méthode "Fuzzy". DEVONthink ne trouve rien. Je clique alors sur le bouton "Similar Words based on... Spelling" et là, toutes les déclinaisons sont trouvées (Élève, élevé, Elèves, élèves, etc.) plus quelques autres comme "Delete", "enlevez" pour ne prendre que ces exemples.

Il est aussi possible de trouver les mots selon leur contexte en cliquant sur un bouton dédié, mais je dois avouer que je n'ai pas bien vu les avantages de cette solution.

Par contre, si vous voulez aller encore plus loin dans votre recherche, une fois un premier document affiché à l'écran, vous pouvez cliquer sur le bouton "See Also" (Voir aussi) qui permet de voir d'autres textes qui s'apparentent avec lui, selon l'analyse de DEVONthink.

Les résultats sont aussi rapides qu'étonnants, souvent dans le bon sens du terme.

Une recherche des images aussi!

Là, nous touchons le gadget, mais je dois dire que les résultats sont assez marrants: imaginons que vous avez catalogué plusieurs centaines d'images dans votre base. Vous ouvrez la zone de recherche et vous cliquez sur l'onglet "Images".

Vous glissez alors dans un carré dédié une des images de votre base, et DEVONthink va... chercher les images qui lui ressemblent! Incroyable mais le résultat n'est pas trop mauvais. J'ai mis une image de base montrant un match de foot, et ai lancé la recherche. Toutes les photos en rapport avec le match ont été trouvées, mais également deux autres images montrant des chimpanzés dans une cage sur fond vert. J'imagine que les teintes sont analysées, mais ce n'est pas uniquement là qu'est situé le secret, puisque d'autres images montrant des plantes vertes en macro n'ont pas été affichées.

À moins que le programme trouve quelques points communs entre le chimpanzé et le footballeur... Non, ce ne doit pas être ça.

Cela dit, vraiment, ce nouveau système (DEVONthink le compare à des yeux humains) complètement révolutionnaire est assez impressionnant. Je ne sais pas si je vais l'utiliser souvent, mais ce genre de nouveautés me plaît bien!

Un mode plan intéressant

La nouvelle version de DEVONthink intègre maintenant une gestion de plan basique.

En fait, un groupe ou un dossier peut se voir affubler d'une petite case à cocher et devient un élément d'une hiérarchie type Outliner.

Nous avons ici l'avantage d'une telle structure, liée la grande souplesse d'une base de donnée.

Chaque ligne du plan peut se voir associée à une entrée dans la base (texte de plusieurs pages, dessin, texte et dessin), comme tout autre élément.

La gestion des cases à cocher est tout à fait stantard: on coche quand une tâche est accomplie, et si un groupe contient des éléments faits et non faits, sa case sera marquée du signe mixte bien connu de tous ceux qui ont installé une fois ou l'autre un système en le personnalisant, soit le signe "-".

En résumé

DEVONthink est un programme passionnant et qui me semble assez innovant. Il me permet de gérer les dizaines de petites choses que je ne sais où classer, le tout dans une seule base où l'on s'y retrouve très vite.

Je souhaiterais vraiment une amélioration basique du mode de recherche, qui consiste à pouvoir simplement chercher une chaîne de caractère aussi bien dans le contenu d'une entrée que dans son titre. Il me semble que pour un programme qui se targue de tout trouver tout de suite, ce serait la moindre des choses.

Les programmeurs de DEVONthink sont conscients de ce manque et travaillent à une amélioration du moteur de recherche.

Devon Technologies profite ici de son savoir faire dans le domaine des bases de données. À partir d'un moteur que ses auteurs disent "intelligent" (j'ai toujours des doutes lorsqu'on parle intelligence en informatique mais là, il y a des fois où l'on se pose quelques questions), cet éditeur décline plusieurs produits qui valent le téléchargement, que ce soit au niveau des bases de données (DEVON base) ou de la recherche Internet (DEVONagent).

Un petit tour par chez eux pourrait vous surprendre, je vous propose donc de vous y rendre de suite.

Bonne découverte!