À propos des PIM
Les PIM (pour Personal Information Manager, ou agenda avec carnet d'adresses électronique) ont mauvaise réputation.
Faites un test: essayez de noter un rendez-vous en présence d'un interlocuteur quelconque sur votre ordinateur, votre Pilot ou votre Psion: vous allez vous trouver confronté à devoir prouver qu'inscrire ledit rendez-vous de manière électronique sera pour le moins aussi rapide que la même action effectuée par la même personne, mais sur son agenda papier. Et ça ne ratera pas: le temps de remettre votre écran en mode de travail, d'ouvrir le programme, et surtout de paniquer parce que vous ne voulez pas avoir l'air stupide, vous n'avez pas terminé de commencer à entrer les données que votre associé refermera son carnet d'un air narquois, pensant prouver que les vieilles méthodes ont quand même du bon.
Vu ainsi, c'est vrai, un PIM est un gadget.
Ne vous laissez pas décontenancer: un agenda électronique permet de nombreuses actions qu'un agenda traditionnel est incapable d'effectuer:
- Vous pourrez prendre un rendez-vous pour n'importe quelle date, même au mois d'octobre pour février de l'année suivante: en effet, un PIM n'est pas limité dans le temps.
- Vous pourrez, en une seule action créer des rendez-vous se répétant à des intervalles variables.
- Vous pourrez retrouver instantanément tous les rendez-vous que vous aurez eus avec un contact.
- Vous pourrez déplacer un rendez-vous, le supprimer ou le modifier d'un simple clic de souris, sans aucune rature.
- Le PIM vous rappellera vos rendez-vous, même si vous êtes en train de travailler sur un autre programme.
Enfin, mais la liste n'est pas exhaustive, les nouvelles générations de PIM permettent de partager les données en réseau, entre les ordinateurs connectés, mais aussi avec les Palm Pilot.
Je prends un exemple tout simple: l'agenda de la famille complète se trouve sur mon G4, à demeure. Lorsque je suis en ville, je prends mes rendez-vous sur mon Palm. Pendant ce temps, ma femme, qui est en vacances, prend des rendez-vous sur le G4, à la maison. J'arrive à mon endroit de travail, mon PowerBook ouvert, je note trois tâches à faire, et prends les coordonnées de deux personnes.
Le soir arrive, je connecte mes trois appareils, et tous les rendez-vous, mes contacts et mes tâches se synchronisent. Ce n'est pas beau ça?
Au niveau PIM, quels sont nos choix?
Sur le marché du Mac des PIM pour le grand public, il y a Claris Organizer, que l'on retrouve maintenant sous la forme du logiciel Palmô Desktop livré avec le Palm Pilot pour Macintosh et qui peut rendre bien des services. Ce dernier est cependant limité, notamment par l'impossibilité désolante de ne pouvoir afficher les événements en mode liste et par le fait que, mise à part la synchronisation entre le Palm et le Mac, il ne gère pas les fonctions réseau citées plus haut.
Nous trouvons encore TeamAgenda, mais ici dans un domaine très professionnel. Je l'ai essayé en vitesse, il faudra que je prenne le courage de m'y attarder, il semble en valoir la peine mais n'est pas compatible MacOS X à l'heure où j'écris ces lignes.
Vous êtes plusieurs à devoir travailler sur un même agenda? Ou simplement vous avez envie de tout pouvoir faire avec votre PIM? vous vous tournerez vers Personal (ou Group) Organizer ou vers le couple Now Up-to-Date/Now Contacts.
Deux programmes travaillant de concert
Dans le couple proposé par PowerOn, le rôle de l'agenda est tenu par Now Up-to-Date et celui de la gestion de contacts par Now Contacts. Néanmoins, il est toujours possible de prendre un rendez-vous depuis une fiche de contact, ou inversement, de prendre note des coordonnées d'un nouveau contact lorsqu'on note un nouvel événement dans l'agenda.
En effet, les deux protagonistes travaillent de façon liée, même si les deux fichiers de données sont séparés.
Zone de recherche du bon contact à agender, depuis Now-up-to-Date
On n'est pas tout à fait au niveau de l'intégration de Personal Organizer, qui lui va vous proposer directement la liste des Antoine présents dans votre carnet de contacts, lorsque vous notez "Dîner avec Antoine". Il va falloir manuellement demander de lier un contact avec un rendez-vous, ce qui se fait d'un simple clic sur un bouton.
Avantage, vous pouvez noter "Rendez-vous avec mon cousin" et demander un lien avec Nicolas (qui est mon cousin). Si plusieurs contacts portent le même nom, je choisis dans la liste qui m'est proposée. En d'autres termes, le lien ne se fait pas forcément sur le texte affiché dans l'intitulé du rendez-vous.
Une fois le lien effectué, une trace écrite restera dans la fiche contact, qui servira d'historique des relations entretenues avec la personne ou l'entreprise concernée.
Lorsqu'un lien est créé, le programme qui contient la cible du lien n'a pas besoin d'être ouvert, d'où gain de temps et écronomie de mémoire vive.
À noter que Now Up-to-Date et Now Contacts ne sont pas capables de traduire des phrases du type "Mardi, dîner avec Fred" en "mardi prochain, à 12h00, dîner avec Fred Curdin" comme le fait Personal Organizer, qui lui sait que si je dis mardi, c'est mardi prochain, que mes dîners (eh oui, on est en Suisse), je les fais à midi, et que je n'ai qu'un seul Fred dans mes contacts, et qu'il s'appelle Curdin.
Compatible OS X, enfin!
À grand fracas de communiqués de presse, PowerOn, l'éditeur des logiciels testés ici, a annoncé la version 4 de Now Up-to-Date et Now Contacts en nous promettant qu'elle serait compatible avec le nouvel OS X dès la sortie de ce système, avec nombre de démos lors des différentes MacWords à l'appui.
Promesse non tenue puisque PowerOn a pris passablement de retard pour mettre à disposition cette version dédiée au nouvel OS. La version 4 n'a d'abord tourné que sous OS 9, mais cette fois-ci, on y est, avec la sortie récente de la version 4.1, finalement mise à jour en février 2002 en 4.1.1: le programme tourne en natif.
Now Up-to-Date et Now Contacts à la sauce Aqua
La vue du mois de Now Up-to-Date. Comme toujours ou presque, un clic sur l'image vous la montrera en taille réelle.
L'agenda est l'exemple donné avec le programme. Mes connaissances en ont assez de se voir sur les captures d'écran mes différents tests.
L'interface de Now Up-to-Date et Now Contacts s'est modernisée adoptant le look Aqua d'OS X si l'on choisit l'option "Prinstripes Day" dans les préférences générales, et ce même sous MacOS 9. Les boutons sont devenus plus parlants, plus colorés, les effets d'ombre sont présents. Bref, les programmes sont maintenant au top des nouvelles interfaces graphiques. L'ergonomie reste tout aussi agréable et efficace. Il était temps parce que l'interface de la version 3.9.2 était vieillissante.
Now Up-to-Date, pas de gros changements
Now Up-to-Date va vous permettre de gérer vos
- choses à faire (To Do)
- rendez-vous
- anniversaires
- réunions (en réseau)
- vacances
- communications à effectuer
- événements spéciaux
- événements se déroulant sur plusieurs jours
- post-it
La zone d'entrée d'un événement de l'agenda
Chacun de ses événements se verra affecter à une catégorie (école, administration, famille, etc...), et chacune de ces catégories aura ses propres préférences. On décidera ainsi que la catégorie Ecole s'affichera d'une certaine couleur, qu'elle sera à disposition des autres utilisateurs sur le réseau (elle sera Publique par opposition à ce que le programme appelle Privée), et que par défaut, l'alarme affichera un rappel (même si le programme n'est pas ouvert) deux jours avant l'événement agendé.
Plus fort encore, on peut demander au programme de donner par défaut une catégorie à un type d'événement. Cette catégorie est modifiable à l'aide d'un pop-up menu.
Il est possible de demander l'affichage de toutes, plusieurs ou une seule catégorie(s) en les groupant dans des sets. Ainsi, si l'on désire exporter les rendez-vous de la famille, il suffit d'afficher un set dans lequel on ne voit que cette catégorie. Tout cela est très souple, et se voit doté d'innombrables options. Vraiment, tout est possible, c'est à peine croyable.
Les bannières (des rubans représentant une activité prolongée sur plusieurs jours) peuvent être allongées en utilisant la souris. Mais attention, elles pourront cacher, en vue par mois, certains rendez-vous. Il ne faut donc pas en abuser.
De nombreuses vues sont disponibles, ce sont les vues
- par jour
- par semaine
- par colonnes représentant un certain nombre de jours
- par mois
- par année
- par liste
La vue semaine
La tellement pratique Vue liste
Une gestion complète de la vue liste est proposée. On pourra choisir d'y incorporer une période bien définie dans le temps, seulement certains types d'événements, et plus ou moins de détails au sujet de ces derniers.
Toutes ces vues peuvent afficher ou non les week-ends ainsi qu'une liste des choses à faire, bien en évidence. Des graphiques peuvent être incorporés, et traités en tant qu'événements.
La gestion des événements répétitifs est très bien réalisée. Là aussi, tout est imaginable à l'aide d'un menu déroulant et d'une option de personnalisation. Il sera ainsi possible par exemple de répéter un événement tous les troisièmes mercredis du mois.
Now Up-to-Date 4 n'apporte pas de grandes nouveautés par rapport à la 3.9.2. Notons l'arrivée d'un petit calendrier montrant le mois sélectionné que l'on soit en mode mois, semaine, multi-jour et jour. Ce petit calendrier peut avancer ou reculer dans l'année, ce qui permet d'atteindre rapidement une date. Il aurait été intéressant qu'il affiche les jours où une action était agendée d'une autre couleur.
Les bannières (sorte de ruban permettant le chevauchement d'un événement sur plusieurs jours) peuvent maintenant prendre du volume, mais continuent à cacher un éventuel autre événement se situant sous l'une d'elles en mode mois, ce qui est ennuyeux. Le problème est équivalent si l'on insère un graphique ou une sticky note dans ce même mode
PowerOn est très fier de ce qu'il appelle le Grab ën Go, qui permet depuis n'importe quelle application supportant les menus contextuels, de créer un événement pour Now Up-to-Date directement depuis un texte sélectionné. C'est pratique et efficace en effet. Dommage que cette fonction soit inopérante sous Mac OS X pour l'instant.
Des problèmes d'alarme
Sous MacOS 9, les alarmes associées à un événement fonctionnent parfaitement bien. Ce n'est pas le cas me semble-t-il sous Mac OS X. Si la fenêtre de votre agenda se trouve dans le Dock (ce qui est fort pratique), ces alarmes n'apparaissent pas toujours à l'écran. Elles le feront lors d'un redémarrage de la machine, ou, après l'avoir quitté, lorsqu'on relance le programme.
C'est fort ennuyeux.
Now Contacts, un carnet d'adresse très complet
Now Contacts permet de gérer ses contacts de manière fort complète. Nous avons tous les champs possibles pour entrer les données privées et professionnelles du contact, pour le classer dans une catégorie (administration, amis, bureau, et j'en passe). Il vous est possible ensuite de personnaliser 12 champs. Si vous entrez une donnée de type adresse e-mail, le programme le reconnaît et affiche une petite icône. Un clic sur cette dernière lancera votre programme de mail préféré et affichera un nouveau message vide à l'adresse du contact. Un autre clic sur l'url d'un contact lancera votre navigateur par défaut.
Now Contacts 4 a évolué de manière significative par rapport à la 3.9.2. Signalons tout d'abord la possibilité d'afficher plus d'un contact en vue détaillée à l'aide de la touche Option. Il était temps...
En mode liste, Alphabar fait son apparition. Il s'agit simplement d'un répertoire alphabétique sous forme d'onglets. Particularité intéressante, un clic sur la lettre C affichera par exemple tous les contacts dont l'une des rubriques faisant partie du tri commence par C (et pas seulement le nom de famille). Autre nouveauté au niveau de la recherche, QuickFilter permet de taper du texte dans une zone dédiée tout en réduisant la liste des contacts concernés au fur et à mesure, un peu comme le fait Explorer lorsqu'on tape un URL.
La vue en mode liste des contacts
Un contact peut maintenant être nettement plus détaillé puisque 4 nouveaux champs dédiés à la téléphonie ou à Internet apparaissent (ce qui donne 10 possibilités, ce qui devrait suffire) tout comme 8 champs personnalisables supplémentaires (pour un total de 12 champs de ce type).
Une vue détaillée d'un contact
Le glisser-déposer a été également revu et de fort belle manière. Il est ainsi possible de glisser une application, une image, un URL, bref un fichier quelconque sur un contact. Une trace de ce fichier apparaît dans la zone du journal dédié au contact. Un double-clic sur la ligne lancera l'ouverture de l'application ou du document.
De même, glisser un contact ou une sélection de contacts sur le bureau ou dans une application supportant le glisser-déposer créera un fichier texte tabulé contenant les données relatives au(x) contact(s) sélectionnés.
Les rapports avec Word 98, 2001 ou v.X sont également plus serrés. La fonction QuickMerge permettra d'automatiser un mailing avec une sélection de contacts. Now Contacts va utiliser les macros de Word pour créer un fichier de données et le lier à un fichier Word dans lequel il sera possible alors d'insérer les champs de fusion qui correspondent aux rubriques du logiciel de PowerOn.
Un mode réseau plus rapide mais seulement en TCP/IP
Il est toujours possible de partager un agenda à travers un réseau en Intranet ou Internet. Malheureusement, TCP/IP devient l'unique protocole supporté, au détriment d'AppleTalk.
C'est regrettable sous MacOS 9, ça ne l'est pas sous MacOS X. Dans mon cas par exemple, dans l'ancien système, étant connecté à Internet via une connexion RNIS (ISDN), je ne peux pas allouer une adresse IP à mon serveur. Résultat des courses, je dois me faire deux configurations: la première pour mon fournisseur internet, la seconde pour créer un réseau TCP/IP interne avec serveur et tout et tout. D'accord, un petit routeur résoudrait le problème mais je n'en ai pas. En attendant, l'outil "Réglage de mobilité" vient à mon secours. Je passe d'une configuration à l'autre en 3 secondes, d'un seul clic, avec parfois le Finder qui me lâche inopinément.
Le passage obligé par TCP/IP provient sans doute du fait que le noyau réseau de Now Up-to-Date et Now Contacts a été entièrement réécrit pour une rapidité plus grande. Et de toute façon, sous Mac OS X, ce genre de problèmes ne se pose plus, ce système permettant de gérer le TCP/IP indépendamment pour Ethernet et pour PPP.
À signaler, toujours au niveau des connexions via un réseau, la possibilité de partager des événements en tant que Conférences appelées Meetings. Un meeting sera organisé entre plusieurs utilisateurs et au moins une salle de conférence. Les utilisateurs seront immédiatement avertis de la tenue de la conférence, et devront envoyer une confirmation à l'instigateur de cette dernière.
Autres améliorations touchant les deux programmes
La synchronisation avec les ordinateurs de poche compatibles Palm OS est encore plus facile puisqu'il est possible de lancer HotSynch® Manager depuis le menu File des deux programmes. À noter que cette synchronisation est fort bien gérée sous MacOS 9. Depuis la sortie de la version 4.2, les conduits sont compatibles avec MacOS X. Attention néanmoins, il se peut que ces derniers ne trouvent pas les applications Now. Un comble! Il faut en ce cas télécharger un installeur pour les conduits à part qui règle ce problème.
Now Up-to-Date et Now Contacts sont maintenant scriptables de manière beaucoup plus simple via AppleScript. Un menu est dédié aux scripts dans chacune des applications. Il suffit de glisser le script créé dans un dossier nommé "scripts" (qui l'eût cru?) situé au même niveau que le programme lui même pour qu'il soit disponible dans le menu. Les scripts peuvent être groupés en sous-dossiers, et de nombreux exemples sont donnés pour apprivoiser les commandes spécifiques à nos deux logiciels.
Un passage facile vers la nouvelle version
Le passage de la version 3.9.2 vers la 4 s'effectue sans le moindre problème. Les fichiers 3.9.2 et 4.0 ou 4.1, incompatibles, sont mis à jour de manière impeccable. Si vous travaillez en réseau, il faudra impérativement passer toutes vos versions en 4.x, la 3.9.2 étant incapable de se connecter à un serveur 4.0, l'inverse ne fonctionnant pas mieux. Quelques frais en perspective...
Deux icônes dans la barre de menus
La barre de menus générale de MacOS X affiche en permanence un petit téléphone (pour NowContact) et un petit réveil (pour Now-up-to-Date).
Ces deux icônes permettent de piloter en partie les deux programmes, mais affichent surtout les choses à faire et les événements du jour ainsi que vos contacts préférés, de manière très complète.
La vue d'un contact depuis l'icône dédiée du menu
En conclusion
La question de savoir si l'on va faire le pas du passage en 4.1 de Now Up-to-Date et Now Contacts ne se pose même pas. Le programme est plus agréable, plus rapide, plus stable et se trouve être livré pour MacOS 9 et Mac OS X pour le même prix. Quant à savoir si vous devez choisir ce couple comme gestionnaire de vos données personnelles, si l'anglais ne vous rebute pas, la réponse est sans nul doute oui. À la fois simple et puissant, il devrait vous satisfaire.
Pour moi, c'est tout vu, j'utilise les logiciels de PowerOn Software, malgré les problèmes gênants liés aux alarmes.
Juste une petite chose encore: l'éditeur de TopCalculette Pro testé ici travaille sur une nouvelle version de TopAgenda. Si le résultat est du même tonneau que TopCalculette, même le couple édité par PowerOn peut se faire du souci. Nous testerons ce programme dès que possible et vous tiendrons au courant, comme il se doit.